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Was kostet eine ISO-9001-Zertifizierung?
Eine ISO-9001-Zertifizierung kostet Geld für die Prüftage der Zertifizierungsstelle, eventuell für Beratung und vor allem eigene Arbeitszeit. Hier erfahrt ihr, wie sich die Kosten berechnen und wie ihr Angebote vergleicht.
Wie sich die Auditkosten zusammensetzen
Die ISO 9001 selbst sagt nichts über Kosten. Ein Audit ist die Prüfung durch die Zertifizierungsstelle, ob ihr die Norm einhaltet. Seine Kosten hängen von zwei Größen ab:
- Anzahl der Audittage: Wie viele Tage ein Audit dauert, berechnen akkreditierte Zertifizierungsstellen nach festen Regeln. Akkreditiert heißt: Die Stelle ist offiziell zugelassen und wird selbst überwacht. Die Regeln stehen im Dokument IAF MD 5 des International Accreditation Forum (IAF), des internationalen Dachverbands der Akkreditierungsstellen. Ausgangspunkt ist die Zahl der Personen, die im Anwendungsbereich arbeiten, also in dem Teil des Unternehmens, für den das Zertifikat gilt. Teilzeitkräfte zählen anteilig. Daraus ergibt sich ein Grundwert. Er wird nach oben oder unten angepasst, je nach Komplexität und Risiko der Tätigkeiten, Zahl der Standorte und Anforderungen, die bei euch nicht zutreffen.
- Tagessatz: Den Preis pro Audittag legt jede Zertifizierungsstelle selbst fest. Je nach Stelle kommen Reisekosten, Gebühren für Zertifikat und Auditbericht oder eine Verwaltungspauschale dazu.
Weil die Audittage nach denselben Regeln berechnet werden, sollten sich seriöse Angebote bei der Zahl der Tage kaum unterscheiden. Große Unterschiede gibt es meist beim Tagessatz und bei den Nebenkosten. Liegt ein Angebot deutlich unter den anderen, fragt nach, wie die Audittage berechnet wurden. Worauf ihr bei der Wahl achtet, steht im Artikel Zertifizierungsstelle auswählen.
Kosten über die drei Jahre der Zertifizierung
Ein Zertifikat gilt drei Jahre. In dieser Zeit gibt es drei Arten von Audits:
| Audit | Zeitpunkt | Umfang (grobe Faustregel) |
|---|---|---|
| Zertifizierungsaudit (Stufe 1 und 2) | bevor das Zertifikat erteilt wird | volle Audittage nach IAF MD 5 |
| Überwachungsaudit | jährlich in den beiden Jahren nach der Zertifizierung | etwa ein Drittel der Tage des Erstaudits |
| Rezertifizierungsaudit (Verlängerung) | vor Ablauf der drei Jahre | etwa zwei Drittel der Tage des Erstaudits |
Was in den einzelnen Audits passiert, beschreiben die Artikel Zertifizierungsaudit und Nach dem Zertifikat.
Weitere Kosten
- Externe Beratung (freiwillig): Beraterinnen und Berater rechnen meist nach Tagessätzen ab. Als grobe Richtwerte werden oft 1.000 bis 1.800 Euro pro Tag genannt. Der Umfang reicht von einer einzelnen Gap-Analyse, also einem Abgleich zwischen Ist-Zustand und Norm, bis zur kompletten Begleitung.
- Internes Audit: Ihr könnt diese eigene Prüfung selbst durchführen, wenn ihr fachkundige und unabhängige Auditoren habt. Ihr könnt sie aber auch extern beauftragen.
- Schulungen: etwa für interne Auditoren oder für Mitarbeitende, die für Abläufe verantwortlich sind.
- Interne Arbeitszeit: In vielen Projekten der größte Posten, der aber selten sauber berechnet wird. Abläufe klären, Dokumente erstellen, Nachweise führen, Audits vorbereiten und begleiten: Diese Zeit fehlt im Tagesgeschäft.
- Werkzeuge: Software für die Verwaltung von Dokumenten oder für das Qualitätsmanagement ist nicht vorgeschrieben. Sie kann aber Aufwand sparen.
Beispielrechnung: Fertigungsbetrieb mit 20 Mitarbeitenden
Die folgenden Zahlen sind Annahmen zur Veranschaulichung, keine Preise einer bestimmten Stelle. Euer tatsächliches Angebot kann deutlich abweichen.
Angenommen, die Zertifizierungsstelle errechnet nach IAF MD 5 für einen Betrieb mit einem Standort und 20 Personen 3 Audittage für das Erstaudit. Sie setzt einen Tagessatz von 1.200 Euro an.
| Posten | Jahr 1 | Jahr 2 | Jahr 3 |
|---|---|---|---|
| Zertifizierungsaudit (3 Tage) | 3.600 € | ||
| Überwachungsaudit (ca. 1 Tag) | 1.200 € | 1.200 € | |
| Zertifikat, Bericht, Nebenkosten (angenommen) | 400 € | 200 € | 200 € |
| Summe Zertifizierungsstelle | 4.000 € | 1.400 € | 1.400 € |
Vor Ende von Jahr 3 folgt das Rezertifizierungsaudit mit etwa 2 Tagen. In diesem Beispiel sind das rund 2.400 Euro plus Nebenkosten.
Dazu kommen die internen Stunden und, falls gewünscht, Beratung. Für die Einführung rechnet ihr mit euren eigenen Zahlen: Wer arbeitet wie viele Stunden pro Woche über wie viele Monate an dem Projekt? Wie lange das meist dauert, steht im Artikel Dauer der ISO-9001-Einführung.
Checkliste für euer Budget
- Zahl der Personen im Anwendungsbereich ermittelt (auch Teilzeit, Leiharbeit, Außendienst)
- Standorte und Tätigkeiten außerhalb des Betriebs erfasst
- Mindestens zwei, besser drei Angebote akkreditierter Zertifizierungsstellen eingeholt
- Angebote getrennt nach Audittagen, Tagessatz und Nebenkosten verglichen
- Kosten für alle drei Jahre betrachtet, nicht nur für das Erstaudit
- Interne Stunden für Projektleitung, Geschäftsführung und Verantwortliche der einzelnen Abläufe geschätzt
- Entschieden, ob ihr externe Beratung nutzt und wer das interne Audit macht
Typische Fehler
- Nur das Erstaudit eingeplant: Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits fehlen im Budget.
- Interne Zeit nicht beachtet: Das Projekt wirkt günstig, kostet aber unbemerkt viele Arbeitsstunden.
- Angebote nur nach Gesamtpreis verglichen: Unterschiedliche Audittage oder versteckte Nebenkosten fallen nicht auf.
- Mitarbeiterzahl zu niedrig angegeben: Die Zertifizierungsstelle prüft die Angaben. Stimmen sie nicht, muss neu gerechnet werden.
- Nicht akkreditierte Stelle gewählt: Manche Kunden oder Ausschreibungen erkennen das Zertifikat dann nicht an.
Häufige Fragen
Gibt es Förderungen für die ISO-9001-Einführung? Für Beratung gibt es je nach Bundesland und Zeitpunkt Förderprogramme. Die Bedingungen ändern sich regelmäßig. Prüft deshalb vor Projektbeginn, welche Programme aktuell gelten.
Lohnt sich die Zertifizierung finanziell? Das hängt von eurer Lage ab. Zum Beispiel davon, ob Kunden oder Ausschreibungen das Zertifikat verlangen und wie viel euch Fehler heute kosten. Eine seriöse Pauschalzahl gibt es nicht. Welche Vorteile realistisch sind, beschreibt der Artikel Vorteile der Zertifizierung.
Warum unterscheiden sich die Tagessätze so stark? Jede Zertifizierungsstelle kalkuliert selbst, etwa nach Bekanntheit, Branchenschwerpunkt, Reiseaufwand und Verwaltung. Die Akkreditierung sichert ein geregeltes Verfahren, aber keinen bestimmten Preis.
Kann man Audittage verhandeln? Nur in den Grenzen von IAF MD 5. Zu- und Abschläge müssen begründet sein, etwa durch einfache Abläufe. Über Tagessatz und Nebenkosten lässt sich eher verhandeln.
So geht ihr das in Isolde an
Die Kosten der Zertifizierungsstelle bleiben, die stellt euch das Audit in Rechnung. Sparen könnt ihr beim internen Aufwand und bei externer Beratung: Isolde führt euch durch alle Kapitel der Norm, erklärt die Anforderungen und erstellt eure Unterlagen aus euren Angaben. Dafür zahlt ihr einen festen Preis statt Tagessätzen, die Übersicht steht unter Preise. Ausprobieren könnt ihr Isolde kostenlos.