Organigramm für die ISO 9001: Was rein muss

Ein Organigramm zeigt, wie euer Unternehmen aufgebaut ist und wer an wen berichtet. Hier erfahrt ihr, warum die ISO 9001 kein Organigramm vorschreibt, warum es trotzdem fast jedes Unternehmen für die Zertifizierung hat und was ein brauchbares Organigramm enthalten sollte.

Was die ISO 9001 verlangt

Die ISO 9001 verlangt kein Organigramm. Die Anforderung dahinter steht in Kapitel 5.3 (Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse). Die oberste Leitung, also in der Regel die Geschäftsführung, muss dafür sorgen, dass Zuständigkeiten und Befugnisse für alle wichtigen Rollen verteilt, bekanntgemacht und verstanden sind. Befugnisse sind die Dinge, die jemand selbst entscheiden darf. Wie ihr das zeigt, bleibt euch überlassen. Mehr dazu im Artikel Rollen und Befugnisse.

Ein Organigramm ist dafür ein übliches Mittel aus der Praxis. Es zeigt auf einer Seite, welche Rollen es gibt und wie sie zusammenhängen. Auditoren, also die Prüfer im Audit, lassen es sich zu Beginn oft zeigen. So verstehen sie das Unternehmen und können Gesprächspartner auswählen. Allein reicht ein Organigramm aber nicht. Aus einem Kästchen geht nicht hervor, welche Aufgaben und Befugnisse eine Rolle hat. Dafür braucht ihr zusätzlich Rollen- oder Stellenbeschreibungen.

Wenn ihr ein Organigramm in eurem Qualitätsmanagementsystem (QMS) führt, gehört es zur dokumentierten Information, also zu dem, was ihr schriftlich oder digital festhaltet. Das QMS ist die Gesamtheit eurer Regeln und Abläufe für gute Qualität. Wie andere Dokumente solltet ihr das Organigramm aktuell halten. Siehe dokumentierte Information.

Was in ein Organigramm gehört

1. Geschäftsführung: an der Spitze. Gibt es mehrere Geschäftsführende, steht dabei, wer wofür zuständig ist.
2. Bereiche und Rollen: die Einheiten, die es wirklich gibt, etwa Vertrieb, Projektleitung, Fertigung, Einkauf, Verwaltung.
3. Berichtswege: Wer ist wem zugeordnet? Das kann fachlich sein (wer gibt inhaltlich die Richtung vor) oder disziplinarisch (wer ist Vorgesetzter, etwa bei Urlaub und Personalfragen).
4. Rolle für das Qualitätsmanagement: Gibt es eine zentrale Rolle dafür, steht sie meist als Stabsstelle neben der Geschäftsführung. Eine Stabsstelle berät und unterstützt die Leitung, ohne selbst Mitarbeitende zu führen. So wird sichtbar, dass diese Rolle direkt an die Geschäftsführung berichtet.
5. Externe Rollen: Oft werden Aufgaben ergänzt, die das Gesetz vorschreibt oder die extern besetzt sind. Beispiele sind die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Datenschutzbeauftragte. Ob diese für euch Pflicht sind, hängt von eurer Situation ab.
6. Stand und Freigabe: Datum oder Version, damit erkennbar ist, ob das Organigramm aktuell ist.

Rollen oder Namen?

Beides ist möglich. Ein Organigramm mit Rollen bleibt länger gültig, weil ihr es bei Personalwechseln nicht ändern müsst. Namen helfen dagegen, Ansprechpartner schnell zu finden. Ein guter Mittelweg: Rollen im Organigramm, Namen in einer separaten Liste. Oder Namen in Klammern, wenn ihr das Dokument ohnehin regelmäßig aktualisiert.

Beispiel: Organigramm einer Digitalagentur

Eine Agentur für Websites und Online-Marketing mit 20 Mitarbeitenden hat zwei Geschäftsführer. Ihr Organigramm, als Gliederung dargestellt:

• Geschäftsführung (Kunden und Vertrieb / Finanzen und Personal)
  • Stabsstelle: Koordination Qualitätsmanagement (Teilzeitrolle, übernommen von der Leitung Projektmanagement)
  • Extern: Datenschutzbeauftragter, Fachkraft für Arbeitssicherheit
  • Projektmanagement (Leitung) – 4 Projektmanagerinnen und Projektmanager
  • Design (Leitung) – 4 Designerinnen und Designer
  • Entwicklung (Leitung) – 6 Entwicklerinnen und Entwickler
  • Online-Marketing (Leitung) – 3 Mitarbeitende
  • Verwaltung – Buchhaltung, Office

Stand: 01.03.2026, freigegeben durch die Geschäftsführung.

An diesem Beispiel lassen sich zwei Dinge lernen. Erstens ist die Koordination des Qualitätsmanagements eine zusätzliche Rolle einer bestehenden Führungskraft. Das ist in kleinen Unternehmen üblich. Zweitens stehen die Projektmanager unter ihrer eigenen Leitung, steuern im Projekt aber Design und Entwicklung. Solche Querbeziehungen zeigt ein Organigramm nur begrenzt. Hier helfen die Prozesslandkarte, also eine Übersicht eurer wichtigsten Abläufe, und die Festlegung, wer für welchen Ablauf zuständig ist (siehe Prozessverantwortung).

Worauf Auditoren achten

• Stimmt das Organigramm mit der Wirklichkeit überein? Auditoren gleichen es mit den Gesprächen im Audit ab.
• Ist es aktuell? Bereiche, die es nicht mehr gibt, oder fehlende neue Rollen fallen schnell auf.
• Passt es zu den Rollenbeschreibungen? Rollen im Organigramm sollten auch beschrieben sein.
• Ist erkennbar, wer über das QMS berichtet? Wer berichtet der Geschäftsführung, wie gut das QMS funktioniert?

Typische Fehler

1. Veraltet: Das Organigramm zeigt die Struktur von vor zwei Umstrukturierungen.
2. Wunschbild statt Wirklichkeit: Es zeigt Rollen, die es nicht gibt. Oder es verschweigt, dass eine Person mehrere Bereiche leitet.
3. Als Ersatz für Rollenbeschreibungen: Kästchen ohne beschriebene Aufgaben und Befugnisse erfüllen Kapitel 5.3 nicht.
4. Zu genau: Jede einzelne Person mit Durchwahl macht das Organigramm unübersichtlich, und es veraltet schnell.
5. Ohne Stand: Es ist nicht erkennbar, wann das Organigramm zuletzt geprüft wurde.

Häufige Fragen

Ist ein Organigramm für die ISO 9001 Pflicht? Nein. Die Norm verlangt, dass Zuständigkeiten und Befugnisse verteilt und bekannt sind. Ein Organigramm ist dafür ein übliches, aber freiwilliges Mittel.

Braucht ein Unternehmen mit fünf Mitarbeitenden ein Organigramm? Nicht unbedingt. Eine kurze Liste der Rollen mit Zuständigkeiten kann genügen. Ein einfaches Organigramm schadet aber nicht und hilft neuen Mitarbeitenden.

Wie stellt man eine Person mit mehreren Rollen dar? Zeigt die Rollen als eigene Kästchen und ordnet die Person beiden zu. So bleibt sichtbar, welche Aufgaben sie in welcher Rolle übernimmt.

Wie oft sollte das Organigramm aktualisiert werden? Immer, wenn sich die Struktur ändert. Zur Kontrolle außerdem etwa einmal im Jahr, zum Beispiel vor der Managementbewertung. Das ist die regelmäßige Prüfung des Systems durch die Geschäftsführung.

So geht ihr das in Isolde an

Im Kapitel „Organisation“ erzeugt Isolde das Organigramm automatisch. Grundlage sind eure internen Rollen und die hinterlegten Vorgesetzten. Schon beim Beschreiben der Rollen seht ihr, wie sich eure Angaben auswirken. Im Schritt „Organigramm“ prüft ihr den Aufbau eures Unternehmens als Ganzes. Fehlt eine Rolle, könnt ihr sie von dort aus ergänzen.

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