Lieferantenbewertung nach ISO 9001: Kriterien und Beispiel

Die ISO 9001 verlangt, dass ihr Lieferanten nach festen Kriterien auswählt, beurteilt, überwacht und regelmäßig neu bewertet. Hier lest ihr, wie das geht.

Ihr erfahrt, was die Norm dazu genau fordert, welche Kriterien sich bewährt haben und wie ein schlankes Bewertungsschema für ein mittelständisches Unternehmen aussieht.

Was die ISO 9001 verlangt

Die Anforderung steht in Kapitel 8.4.1 (Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen, Allgemeines). Die Norm spricht von externen Anbietern. Gemeint sind alle, die euch von außen etwas liefern, also Lieferanten, Subunternehmer und Dienstleister.

Ihr müsst Kriterien festlegen und anwenden, nach denen ihr externe Anbieter beurteilt, auswählt, überwacht und neu beurteilt. Maßstab ist, ob der Anbieter das liefern kann, was ihr verlangt.

Diese Bewertungen und alle nötigen Maßnahmen, die sich daraus ergeben, haltet ihr als dokumentierte Information fest, also schriftlich oder digital.

Was die Norm nicht vorschreibt: ein Punktesystem, eine bestimmte Skala, einen festen Rhythmus oder ein Formular. Ein Punktesystem für Lieferanten, wie es unten beschrieben ist, ist gute Praxis, aber keine Pflicht. Wichtig ist, dass eure Kriterien zu euren Risiken passen und dass ihr sie tatsächlich anwendet. Den größeren Rahmen, also Arten der Steuerung und ausgelagerte Prozesse, beschreibt der Artikel extern bereitgestellte Prozesse, Produkte und Dienstleistungen.

Die vier Schritte der Lieferantenbewertung

Die Norm nennt vier Tätigkeiten. In der Praxis greifen sie ineinander:

1. Auswahl: Bevor ihr einen neuen Lieferanten einsetzt, prüft ihr, ob er eure Anforderungen erfüllen kann. Das geht etwa über Muster, Referenzen, Zertifikate, eine Probelieferung oder einen Besuch.
2. Beurteilung (Erstbewertung): Ihr haltet fest, warum ihr den Lieferanten freigebt und unter welchen Bedingungen.
3. Leistungsüberwachung: Im laufenden Betrieb beobachtet ihr, wie der Lieferant liefert. Dafür nutzt ihr zum Beispiel Wareneingangsprüfungen, Termintreue, Reklamationen oder Abnahmen.
4. Neubeurteilung: In festen Abständen oder bei Anlass bewertet ihr den Lieferanten erneut. Dann entscheidet ihr, ob ihr weiter mit ihm arbeitet, Maßnahmen vereinbart oder ihn ersetzt.

Nicht jeder Lieferant braucht dieselbe Prüftiefe. Bewährt hat sich: Stuft Lieferanten zuerst danach ein, wie stark sie eure Qualität beeinflussen, und staffelt die Bewertung danach. Lieferanten ohne Einfluss auf eure Produkte und Dienstleistungen, etwa für Büromaterial, müsst ihr in der Regel nicht bewerten.

Welche Kriterien sich bewährt haben

Gängige Kriterien sind:

• Qualität: Entsprechen Lieferungen und Leistungen den Anforderungen? Wie viele Reklamationen gab es?
• Termintreue und Schnelligkeit: Liefert der Lieferant pünktlich und in der vereinbarten Zeit?
• Zuverlässigkeit: Hält er Zusagen ein, reagiert er auf Probleme?
• Verfügbarkeit und Flexibilität: Kann er kurzfristigen Bedarf oder Änderungen bedienen?
• Preis: Stimmt das Verhältnis von Preis und Leistung?
• Kommunikation: Sind Ansprechpartner erreichbar und Informationen vollständig?
• Nachweise: Liegen geforderte Zertifikate, Prüfzeugnisse oder Qualifikationen vor?

Je nach Branche kommen weitere Kriterien hinzu, etwa Hygiene, Datenschutz, Nachhaltigkeit oder Pflichten in der Lieferkette. Ob bestimmte Lieferketten-Gesetze für euch gelten, müsst ihr im Einzelfall prüfen.

Wichtig: Der Preis ist ein berechtigtes Kriterium, sollte aber nicht allein entscheiden. Ein günstiger Lieferant mit vielen Reklamationen kostet am Ende mehr.

Beispiel: Bewertungsschema eines Kunststoffverarbeiters

Ein Spritzgussbetrieb mit 40 Mitarbeitern bewertet seine wichtigsten Lieferanten einmal im Jahr. Er nutzt eine Skala von 1 (schlecht) bis 5 (sehr gut). Das Schema hat der Betrieb selbst festgelegt, es ist als gute Praxis zu verstehen. Die Norm schreibt weder diese Skala noch diese Gewichtung vor.

Die Entscheidungsregeln stehen direkt unter der Tabelle:

Ein Lieferant mit hoher Wichtigkeit wird freigegeben, wenn kein Kriterium unter 3 liegt. Liegt ein Kriterium unter 3, vereinbart die Einkaufsleitung innerhalb von vier Wochen ein Gespräch und eine Maßnahme mit Frist. Liegt die Qualität bei 1 oder 2, wird zusätzlich jede Lieferung im Wareneingang vollständig geprüft, bis sich die Leistung verbessert hat. Neue Lieferanten werden erst nach einer erfolgreichen Probelieferung freigegeben.

Im Beispiel ist die Termintreue des Formenbauers schwach. Das führt zu einem Gespräch und einer vereinbarten Maßnahme: Der Formenbauer bestätigt jeden Liefertermin innerhalb von zwei Tagen. Die Maßnahme wird im Maßnahmenplan verfolgt. Bei der Härterei ist die Bewertung knapp. Sie wird im nächsten Jahr mit einem Besuch vor Ort genauer betrachtet.

Worauf Auditoren achten

Auditoren sind die Prüfer, die bei einer Zertifizierung oder einer internen Prüfung kontrollieren, ob ihr die Norm und eure eigenen Regeln einhaltet.

• Sind die Kriterien festgelegt und nachvollziehbar? Eine Note ohne Erklärung, wie sie zustande kommt, überzeugt nicht.
• Ist die Bewertung aktuell? Auditoren vergleichen das Datum der letzten Bewertung mit dem Rhythmus, den ihr festgelegt habt.
• Passen Bewertung und Wirklichkeit zusammen? Ein Lieferant mit vielen Reklamationen und Bestnoten fällt auf.
• Folgen Maßnahmen? Die Norm verlangt Nachweise über nötige Maßnahmen aus der Bewertung.
• Fließt die Leistung externer Anbieter in die Managementbewertung ein? Die Managementbewertung ist die regelmäßige Prüfung eures Qualitätsmanagementsystems durch die Geschäftsführung. Die Leistung externer Anbieter ist dort ein Pflichtthema nach Kapitel 9.3.2 (Eingaben für die Managementbewertung). Siehe Managementbewertung.

Typische Fehler

1. Alle Lieferanten bewertet: Eine Liste mit 200 Lieferanten, die niemand pflegt, ist schlechter als zehn sorgfältig bewertete.
2. Bewertung aus dem Bauch: Noten werden vergeben, ohne auf Reklamationen oder Lieferdaten zu schauen.
3. Nur Erstbewertung: Lieferanten werden einmal freigegeben und nie wieder betrachtet.
4. Keine Entscheidungsregel: Unklar ist, was bei schlechten Noten passiert.
5. Ausgelagerte Prozesse fehlen: Gerade Dienstleister, die einen Teil eurer Leistung erbringen, werden oft nicht bewertet.
6. Zertifikat statt Bewertung: Ein ISO-Zertifikat des Lieferanten ersetzt nicht, dass ihr seine Leistung überwacht.

Häufige Fragen

Wie oft müssen wir Lieferanten bewerten? Die Norm legt keinen Rhythmus fest. Üblich ist, die wichtigen Lieferanten einmal im Jahr neu zu bewerten. Dazu kommt eine Bewertung aus gegebenem Anlass, wenn es Probleme gibt.

Brauchen wir eine Gewichtung der Kriterien? Nein. Eine Gewichtung kann sinnvoll sein, wenn euch Qualität deutlich wichtiger ist als der Preis. Für kleine Betriebe reicht oft eine einfache Skala mit klarer Entscheidungsregel.

Was tun, wenn es für ein Material nur einen Lieferanten gibt? Dann bewertet ihr ihn trotzdem und nehmt die Abhängigkeit als Risiko auf. Siehe Risiken und Chancen erkennen. Mögliche Maßnahmen sind ein Sicherheitsbestand oder die Suche nach einer Alternative.

Muss die Lieferantenbewertung in einer Software erfolgen? Nein. Eine Tabelle reicht, solange Kriterien, Ergebnisse und Maßnahmen nachvollziehbar und aktuell sind.

So geht ihr das in Isolde an

In Isolde ist die Lieferantenbewertung ein eigenes Kapitel. Zuerst wählt ihr die Lieferantenkategorien aus, die eure Qualität beeinflussen. Dann benennt ihr für jede Kategorie die konkreten Lieferanten. Für jeden Lieferanten haltet ihr fest, was er liefert, wer bei euch verantwortlich ist, wie wichtig er ist und wie ihr ihn überwacht. Das kann etwa eine Wareneingangsprüfung, ein Leistungsreview oder eine Reklamationsauswertung sein. Anschließend bewertet ihr ihn auf einer Skala von 1 bis 5 nach Preis, Qualität, Schnelligkeit, Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit.

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