Phase 4 · Nach der Zertifizierung
Überwachung und Rezertifizierung
Ein ISO-9001-Zertifikat gilt drei Jahre. In dieser Zeit wird jährlich geprüft, danach folgt eine neue Zertifizierung. Hier erfahrt ihr, wie dieser Ablauf aussieht, welche Änderungen ihr melden müsst und wie ihr das Zertifikat richtig verwendet.
Worum es geht
Mit dem Zertifikat ist euer Qualitätsmanagementsystem (QMS) nicht fertig. Die ISO 9001 verlangt, dass ihr das System am Laufen haltet und laufend verbessert. Dazu gehören unter anderem:
- interne Audits nach Kapitel 9.2, also eigene Prüfungen, ob ihr eure Regeln und die Norm einhaltet,
- die Managementbewertung nach Kapitel 9.3, also die regelmäßige Bewertung des Systems durch die Geschäftsführung,
- der Umgang mit Nichtkonformitäten, also Abweichungen von Anforderungen, nach Kapitel 10.2.
Die Zertifizierungsstelle prüft regelmäßig, ob euch das gelingt. Die Regeln, an die sie sich dabei halten muss, stehen in der Norm ISO/IEC 17021-1.
Der Zertifizierungszyklus
| Zeitpunkt | Audit | Inhalt |
|---|---|---|
| Jahr 0 | Erstzertifizierung (Stufe 1 und 2) | Vollständige Prüfung, Zertifikat für drei Jahre |
| Jahr 1 | 1. Überwachungsaudit | Stichprobe aus den Normanforderungen, Umsetzung der Maßnahmen aus dem letzten Audit |
| Jahr 2 | 2. Überwachungsaudit | Weitere Stichprobe, sodass über die drei Jahre alle Bereiche geprüft werden |
| Vor Ablauf von Jahr 3 | Rezertifizierungsaudit | Prüfung des gesamten Systems, neues Zertifikat für drei Jahre |
Überwachungsaudits finden mindestens einmal im Kalenderjahr statt. Das erste darf höchstens zwölf Monate nach der Entscheidung über die Zertifizierung liegen. Überwachungsaudits sind kürzer als die Erstzertifizierung. Als grober Richtwert gilt etwa ein Drittel der ursprünglichen Audittage. Manche Themen werden in jedem Überwachungsaudit angesehen, etwa interne Audits, Managementbewertung, Kundenbeschwerden und der Stand der Korrekturmaßnahmen.
Plant das Rezertifizierungsaudit rechtzeitig. Offene Abweichungen müssen noch vor Ablauf des alten Zertifikats geschlossen werden können. Legt es also nicht in die letzten Wochen. Fällt ein Überwachungsaudit aus oder werden Hauptabweichungen (schwere Abweichungen) nicht behoben, kann die Stelle das Zertifikat aussetzen oder zurückziehen.
Änderungen melden
Ihr müsst eurer Zertifizierungsstelle wichtige Änderungen mitteilen. Dazu gehören typischerweise:
- Änderungen der Rechtsform, des Firmennamens oder der Eigentümer,
- ein Wechsel in der obersten Leitung, also in der Regel der Geschäftsführung,
- neue, geschlossene oder verlegte Standorte,
- neue Leistungen oder Änderungen am Anwendungsbereich, also daran, für welche Bereiche und Leistungen euer QMS gilt,
- größere Änderungen an Abläufen oder am QMS, etwa durch eine Umstrukturierung.
Die Stelle entscheidet dann, ob sie die Änderung im nächsten Überwachungsaudit prüft oder ob ein zusätzliches Audit nötig ist. Welche Meldungen sie genau erwartet, steht in eurem Zertifizierungsvertrag.
Das Zertifikat richtig verwenden
Ihr dürft mit eurer Zertifizierung werben. Dabei gelten Regeln, die eure Zertifizierungsstelle vorgibt. Die wichtigsten:
- Zertifiziert ist das Managementsystem, nicht das Produkt. Aussagen wie „ISO-9001-zertifiziertes Produkt“ führen in die Irre. Richtig ist etwa: „Unser Qualitätsmanagementsystem ist nach ISO 9001 zertifiziert.“
- Nur im Anwendungsbereich. Gilt das Zertifikat nur für einen Standort oder Geschäftsbereich, dürft ihr nicht den Eindruck erwecken, das ganze Unternehmen sei zertifiziert.
- Logos nach Vorgabe. Verwendet nur das Zertifizierungszeichen eurer Stelle und haltet euch an deren Regeln. Das Logo der ISO selbst ist nicht für zertifizierte Unternehmen gedacht.
- Nicht auf Produkte und Prüfberichte. Das Zertifizierungszeichen darf in der Regel nicht auf Produkten, Verpackungen oder Prüfberichten stehen. Sonst wirkt es wie eine Produktzertifizierung.
- Nur mit gültigem Zertifikat. Ist das Zertifikat ausgesetzt oder abgelaufen, müsst ihr die Werbung damit einstellen.
Beispiel: Ein Händler im zweiten Jahr
Ein Großhändler für Sanitärbedarf mit 35 Beschäftigten ist seit einem Jahr zertifiziert. Vor dem ersten Überwachungsaudit hat sich einiges geändert:
| Änderung | Was der Händler tut |
|---|---|
| Neues Außenlager in der Nachbarstadt | Meldung an die Zertifizierungsstelle. Das Lager wird im Überwachungsaudit mitgeprüft, Anwendungsbereich und Zertifikat werden ergänzt |
| Neue Lagerleitung | Einarbeitung in die Abläufe und das QMS, Nachweis der Kompetenz abgelegt |
| Nebenabweichung aus der Erstzertifizierung (Lieferantenbewertung unvollständig) | Bewertung nachgeholt, Termin für die jährliche Bewertung im Kalender, Nachweis für den Auditor bereitgelegt |
| Website wirbt mit „ISO-zertifizierten Produkten“ | Formulierung geändert in „Unser Qualitätsmanagementsystem ist nach ISO 9001 zertifiziert“ |
Das Überwachungsaudit dauert einen Tag und endet ohne Abweichungen. Der Auditor notiert einen Hinweis zur Auswertung der Lieferzeiten.
Typische Fehler
- Das QMS nach dem Audit ruhen lassen: Wer bis kurz vor dem nächsten Termin nichts tut, hat im Überwachungsaudit keine aktuellen Nachweise für internes Audit, Managementbewertung und Ziele.
- Änderungen nicht gemeldet: Ein neuer Standort, der im Audit überraschend auftaucht, führt zu Rückfragen und unter Umständen zu einem Zusatzaudit.
- Maßnahmen aus dem letzten Audit vergessen: Ihre Umsetzung wird im nächsten Audit als Erstes geprüft.
- Falsche Werbeaussagen: „ISO-zertifizierte Produkte“ oder ein Zertifizierungszeichen auf der Verpackung verstoßen gegen die Regeln der Stelle.
- Rezertifizierung zu spät geplant: Läuft das Zertifikat ab, bevor Abweichungen geschlossen sind, entsteht eine Lücke. Das merken auch eure Kunden.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn wir ein Überwachungsaudit verschieben müssen? Eine kurze Verschiebung ist meist möglich, wenn ihr sie früh mit der Stelle absprecht. Die Fristen der ISO/IEC 17021-1 müssen aber eingehalten werden. Sonst droht die Aussetzung des Zertifikats.
Ändert sich mit einer neuen Fassung der ISO 9001 unser Zertifikat? Wenn eine neue Fassung der Norm erscheint, legt das International Accreditation Forum (IAF) üblicherweise eine Übergangsfrist fest. Das IAF ist der weltweite Dachverband der Akkreditierungsstellen, also der Stellen, die Zertifizierer überwachen. In der Übergangsfrist stellt ihr euer QMS um und lasst die Umstellung in einem regulären oder zusätzlichen Audit prüfen. Was zur laufenden Überarbeitung bekannt ist, beschreibt das Kapitel ISO 9001:2026.
Müssen wir nach der Zertifizierung weiter interne Audits machen? Ja. Interne Audits und die Managementbewertung sind dauerhafte Anforderungen der Norm, nicht nur Voraussetzungen für die erste Zertifizierung. Wie oft ihr intern prüft, legt ihr in eurem Auditprogramm selbst fest, also in eurem Plan für alle internen Audits.
Können wir das Zertifikat erweitern? Ja, um Standorte oder Leistungen. Das sprecht ihr mit der Stelle ab. Meist wird die Erweiterung im nächsten Überwachungsaudit geprüft.