Phase 1 · QM-System aufbauen · Normkapitel 4
Rechtskataster für die ISO 9001: Aufbau und Beispiel
Ein Rechtskataster ist eine Übersicht über die Gesetze, Verordnungen und behördlichen Vorgaben, die für eure Produkte und Dienstleistungen gelten. Hier erfahrt ihr, warum die ISO 9001 kein Rechtskataster vorschreibt, welche Anforderungen ihr trotzdem erfüllen müsst und wie ein schlankes Kataster aussieht.
Was die ISO 9001 verlangt
Vorweg: Die ISO 9001 schreibt kein Rechtskataster vor. Der Begriff stammt eher aus dem Umweltmanagement und dem Arbeitsschutz. Dort verlangen die Normen ISO 14001 und ISO 45001 ausdrücklich, dass ihr eure rechtlichen Verpflichtungen bestimmt und prüft, ob ihr sie einhaltet. Die ISO 14001 nennt sie „bindende Verpflichtungen“.
Die ISO 9001 verlangt aber an mehreren Stellen, dass ihr die geltenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen an eure Produkte und Dienstleistungen kennt und erfüllt. Die Norm nennt sie „zutreffende“ Anforderungen:
- Kapitel 1 (Anwendungsbereich der Norm): Ziel der Norm ist, verlässlich Produkte und Dienstleistungen zu liefern, die die Anforderungen der Kunden und die geltenden Gesetze und behördlichen Vorgaben erfüllen.
- Kapitel 4.2 (interessierte Parteien): Behörden und Gesetzgeber sind typische interessierte Parteien, deren Anforderungen ihr bestimmen müsst. Interessierte Parteien sind alle, die Erwartungen an euer Unternehmen haben.
- Kapitel 5.1.2 (Kundenorientierung): Die oberste Leitung, also in der Regel die Geschäftsführung, muss dafür sorgen, dass die Anforderungen der Kunden und die geltenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen bekannt sind, verstanden und dauerhaft erfüllt werden.
- Kapitel 8.2.2 (Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen bestimmen): Wenn ihr festlegt, welche Produkte und Dienstleistungen ihr anbietet, gehören die geltenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen dazu.
- Kapitel 8.2.3 (Anforderungen überprüfen): Bevor ihr einen Auftrag annehmt, prüft ihr auch die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen, die für das Produkt oder die Dienstleistung gelten.
Auch bei der Entwicklung (Kapitel 8.3.3) und bei Tätigkeiten nach der Lieferung (Kapitel 8.5.5) nennt die Norm gesetzliche und behördliche Anforderungen. Wie ihr diese Anforderungen festhaltet, lässt sie offen. Ein Rechtskataster ist eine bewährte Form aus der Praxis. Damit könnt ihr im Audit zeigen, dass ihr den Überblick habt. Ein Audit ist eine geplante Prüfung, ob ihr eure eigenen Regeln und die Norm einhaltet.
Was in ein Rechtskataster gehört
Für die ISO 9001 stehen Vorgaben im Mittelpunkt, die eure Produkte und Dienstleistungen betreffen, also das, was ihr euren Kunden liefert. Viele Unternehmen nehmen weitere Pflichten wie Arbeitsschutz oder Datenschutz mit auf, weil sie diese ohnehin pflegen müssen. Das ist erlaubt, macht das Kataster aber größer.
Bewährt hat sich eine Tabelle mit diesen Spalten:
- Vorgabe: Name des Gesetzes, der Verordnung, Norm oder behördlichen Auflage.
- Bezug: Welche Leistung oder welcher Ablauf ist betroffen?
- Was daraus folgt: die konkreten Pflichten in eigenen Worten, etwa Kennzeichnung, Prüfung, Dokumentation, Aufbewahrung.
- Verantwortlich: Welche Rolle behält die Vorgabe im Blick?
- Umsetzungsstatus: erfüllt, teilweise umgesetzt oder offen. Bei Lücken mit einer Maßnahme.
- Zuletzt geprüft: Datum der letzten Prüfung auf Änderungen.
Rechtliche Entwicklungen tauchen oft schon in eurer Analyse der internen und externen Themen auf. Das Kataster macht daraus eine handliche Liste mit Verantwortlichen.
Aktuell halten
Ein Kataster nützt nur, wenn es aktuell ist. Legt fest, wer Änderungen verfolgt und wie. Quellen sind zum Beispiel Newsletter von Kammern und Branchenverbänden, Informationen von Herstellern und Kunden oder externe Beratung. Üblich ist eine Prüfung mindestens einmal im Jahr. Sie lässt sich gut mit der Managementbewertung verbinden, also der regelmäßigen Prüfung eures Systems durch die Geschäftsführung. Werden neue Pflichten bekannt, gehören die nötigen Schritte in euren Maßnahmenplan.
Wichtig: Ein Rechtskataster ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Vorschriften im Einzelfall gelten, hängt von euren Produkten, Märkten und Kunden ab. Bei Unsicherheit sollte das jemand mit Fachwissen prüfen.
Beispiel: Rechtskataster eines Herstellers von Steuerungen
Ein Betrieb mit 35 Mitarbeitenden baut Schaltschränke und elektrische Steuerungen für Maschinenbauer und verkauft sie in der EU. Ein Auszug aus seinem Kataster:
| Vorgabe | Bezug | Was daraus folgt | Verantwortlich | Status |
|---|---|---|---|---|
| Niederspannungsrichtlinie und EMV-Richtlinie (CE-Kennzeichnung) | Alle ausgelieferten Steuerungen | Konformitätsbewertung, technische Unterlagen, EU-Konformitätserklärung, CE-Kennzeichnung | Leitung Konstruktion | erfüllt |
| RoHS-Vorgaben zu gefährlichen Stoffen | Eingekaufte Bauteile | Herstellererklärungen der Lieferanten einholen und ablegen | Einkauf | teilweise umgesetzt – Erklärungen für zwei Lieferanten fehlen |
| REACH-Verordnung | Eingekaufte Bauteile und Materialien | Informationen zu besonders besorgniserregenden Stoffen bei Lieferanten abfragen und auf Anfrage weitergeben | Einkauf | erfüllt |
| Normen zur elektrischen Ausrüstung, die Kunden vertraglich vorgeben | Schaltschrankbau | Prüfung vor Auslieferung nach Prüfplan, Prüfprotokoll | Leitung Fertigung | erfüllt |
| Verpackungsgesetz | Versand an Kunden | Prüfen, ob und wie Registrierungs- und Beteiligungspflichten gelten | Versand | offen – Prüfung bis Quartalsende |
| Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) | Kunden- und Projektdaten | Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Zugriffsrechte | Geschäftsführung | erfüllt |
Kurz erklärt: EMV steht für elektromagnetische Verträglichkeit. RoHS und REACH sind EU-Regeln zu gefährlichen Stoffen in Produkten und Materialien. Die Konformitätsbewertung ist der Nachweis, dass ein Produkt die Vorgaben erfüllt.
Die Zeile zu RoHS zeigt den eigentlichen Nutzen: Die Lücke ist sichtbar, hat einen Verantwortlichen und lässt sich als Maßnahme verfolgen. Die Prüfung vor Auslieferung hängt außerdem mit den Prüf- und Messmitteln zusammen, die dafür geeignet sein müssen.
Worauf Auditoren achten
Auditoren sind die Prüfer, die im Audit kontrollieren, ob ihr die Norm einhaltet. Beim Rechtskataster schauen sie besonders auf diese Punkte:
- Kennt ihr die wichtigsten Vorgaben für eure Leistung? Auditoren fragen oft konkret nach, etwa nach Kennzeichnungspflichten oder Prüfnachweisen.
- Ist klar, wer zuständig ist? Eine Liste ohne Verantwortliche wird selten gepflegt.
- Werden Lücken verfolgt? Ein offener Punkt ist kein Problem, solange es eine Maßnahme mit Termin gibt.
- Ist das Kataster aktuell? Ein Prüfdatum zeigt, dass jemand regelmäßig hinsieht.
Typische Fehler
- Gesetzessammlung statt Übersicht: Hunderte Vorschriften ohne Bezug zur eigenen Leistung machen das Kataster unbrauchbar.
- Keine Pflichten abgeleitet: Es steht nur der Name des Gesetzes da, aber nicht, was der Betrieb konkret tun muss.
- Kein Verantwortlicher: Niemand verfolgt Änderungen, das Kataster veraltet.
- Kundenvorgaben vergessen: Normen und Vorschriften, die Kunden vertraglich verlangen, fehlen.
- Als Pflicht der Norm missverstanden: Ein aufwendiges Kataster entsteht. Die eigentliche Forderung wird im Alltag aber nicht umgesetzt: die Anforderungen kennen und erfüllen.
Häufige Fragen
Ist ein Rechtskataster für die ISO-9001-Zertifizierung Pflicht? Nein. Ihr müsst aber zeigen können, dass ihr die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen an eure Produkte und Dienstleistungen kennt und erfüllt. Ein Kataster ist dafür der übliche Weg.
Gehören Arbeitsschutz und Umweltrecht dazu? Für die ISO 9001 stehen Vorgaben zu Produkten und Dienstleistungen im Vordergrund. Ihr könnt weitere Bereiche aufnehmen, etwa wenn ihr später auch nach ISO 14001 (Umwelt) oder ISO 45001 (Arbeitsschutz) zertifiziert werden wollt.
Wie oft muss das Kataster aktualisiert werden? Die Norm nennt keinen festen Rhythmus. Üblich ist eine Prüfung mindestens einmal im Jahr. Zusätzlich prüft ihr, wenn sich Leistungen, Märkte oder Vorschriften ändern.
Müssen wir die Gesetzestexte ablegen? Nein. Wichtiger ist, dass ihr die für euch wichtigen Pflichten kennt und wisst, wo ihr die aktuelle Fassung findet.
So geht ihr das in Isolde an
Im Kapitel „Rechtskataster“ wählt ihr aus Vorschlägen die Vorgaben aus, die für euch gelten, und ergänzt eigene. Für jede Vorgabe legt ihr eine verantwortliche Rolle und den Umsetzungsstatus fest: erfüllt, teilweise umgesetzt oder offen. Zum Schluss seht ihr alles im Überblick. Ihr bestätigt dann, dass ihr das Kataster regelmäßig prüft und aktualisiert.