Phase 2 · QM-System leben und prüfen · Normkapitel 10
Fortlaufende Verbesserung (KVP) nach ISO 9001
Die ISO 9001 verlangt, dass ihr euer Qualitätsmanagement laufend verbessert, in der Praxis meist KVP genannt. Hier erfahrt ihr, was die Norm in Kapitel 10 fordert, woher Verbesserungen kommen und wie ein fester Ablauf daraus wird.
Was die ISO 9001 verlangt
KVP steht für kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Die Norm selbst spricht von fortlaufender Verbesserung. Verbesserung ist einer der sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements. In der Norm steht sie in Kapitel 10 (Verbesserung):
- 10.1 Allgemeines: Ihr sucht Möglichkeiten zur Verbesserung, wählt passende aus und setzt Maßnahmen um. Ziel ist, die Anforderungen der Kunden zu erfüllen und ihre Zufriedenheit zu erhöhen. Dazu gehört laut Norm: Produkte und Dienstleistungen verbessern, unerwünschte Folgen korrigieren, verhindern oder verringern und das Qualitätsmanagementsystem (QMS) leistungsfähiger und wirksamer machen.
- 10.2 Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen: Eine Nichtkonformität ist eine Abweichung von einer Anforderung, also ein Fehler. Ihr behebt ihn, sucht die Ursache und ergreift Maßnahmen, damit er nicht wieder vorkommt. Mehr dazu im Artikel Fehlerumgang und Korrekturmaßnahmen.
- 10.3 Fortlaufende Verbesserung: Ihr sorgt laufend dafür, dass euer QMS besser passt, angemessen ist und funktioniert. Die Norm spricht von Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit. Dabei nutzt ihr die Ergebnisse eurer Auswertungen (Kapitel 9.1.3) und der Managementbewertung (Kapitel 9.3), also der regelmäßigen Bilanz der Geschäftsführung.
Die Anmerkung zu 10.1 nennt verschiedene Formen der Verbesserung. Dazu gehören Korrektur, Korrekturmaßnahme, fortlaufende Verbesserung, bahnbrechende Veränderung, Innovation und Umorganisation. Verbesserung muss also nicht immer in kleinen Schritten passieren.
„KVP“ ist kein Begriff aus der Norm, meint in der Praxis aber dasselbe. Kaizen ist eine verwandte Methode aus Japan, die die ISO 9001 nicht vorschreibt.
Woher Verbesserungen kommen
- Fehler und Reklamationen: Probleme, die immer wieder auftreten, zeigen Schwachstellen im Ablauf.
- Kennzahlen und Qualitätsziele: Wo ihr Ziele verfehlt, müsst ihr nachsteuern, siehe Qualitätsziele festlegen.
- Interne und externe Audits: Bei diesen geplanten Prüfungen entstehen Feststellungen und Hinweise zur Verbesserung.
- Mitarbeitende: Wer täglich mit einem Ablauf arbeitet, sieht oft am schnellsten, wo es hakt.
- Kunden und Lieferanten: Rückmeldungen und Anregungen.
- Risiken und Chancen: Neue Technologien, Veränderungen im Markt, geänderte Anforderungen.
Wie Verbesserung zum festen Ablauf wird
Bewährt hat sich ein wiederkehrender Ablauf nach dem PDCA-Zyklus. PDCA steht für Plan-Do-Check-Act, also Planen – Umsetzen – Prüfen – Verbessern:
- Plan (Planen): Problem oder Idee beschreiben, Ursache untersuchen, Maßnahme und Ziel festlegen.
- Do (Umsetzen): Maßnahme umsetzen, wenn möglich erst im Kleinen.
- Check (Prüfen): Prüfen, ob die Maßnahme wirkt, anhand von Daten statt nach Gefühl.
- Act (Verbessern): Was sich bewährt hat, wird neuer Standard. Sonst nachsteuern.
Praktisch heißt das: eine zentrale Liste für Verbesserungen und Maßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen. Dazu ein fester Termin, an dem ihr sie besprecht. Und eine Rückmeldung an die Person, die den Vorschlag gemacht hat. Wie ihr das im Team verankert, zeigt der Artikel KVP-Kultur etablieren.
Beispiel: Kunststoffspritzgießer mit 45 Mitarbeitenden
Beim Umrüsten einer Spritzgießmaschine stand die Maschine immer wieder lange still. Ein Maschinenführer schlug vor, Werkzeuge und Material schon vor dem Wechsel bereitzustellen.
| Schritt | Umsetzung |
|---|---|
| Plan | Rüstzeiten an einer Maschine vier Wochen lang erfassen, Ursachen sammeln: Suche nach Werkzeug, fehlende Einstelldaten |
| Do | Rüstwagen mit Werkzeugen, Checkliste und Einstellblatt je Artikel an einer Maschine einführen |
| Check | Rüstzeiten weitere vier Wochen erfassen und mit dem Ausgangswert vergleichen |
| Act | Die Rüstzeiten sind deutlich gesunken. Deshalb: Rüstwagen und Checkliste auf alle Maschinen übertragen, Checkliste als verbindliche, verwaltete Vorgabe aufnehmen |
Die Maßnahme stand in der Maßnahmenliste. Sie wurde in der Managementbewertung als Ergebnis berichtet, und der Maschinenführer wurde in der Teamrunde genannt.
Typische Fehler
- Verbesserung nur fürs Audit: Erst kurz vor dem Audit werden ein paar Maßnahmen gesammelt.
- Keine Prüfung der Wirkung: Maßnahmen werden abgehakt, ohne zu prüfen, ob sie wirken.
- Vorschläge versanden: Mitarbeitende bekommen keine Rückmeldung und machen deshalb keine Vorschläge mehr.
- Schuldige suchen statt Ursachen: Wer Fehler bestraft, bekommt weniger Fehlermeldungen, aber nicht weniger Fehler.
- Korrektur mit Korrekturmaßnahme verwechselt: Wer nur den Einzelfall behebt, verhindert nicht, dass der Fehler wieder auftritt.
Häufige Fragen
Brauchen wir ein betriebliches Vorschlagswesen? Nein, die Norm verlangt keines. Ihr müsst aber Möglichkeiten zur Verbesserung finden und umsetzen. Ein einfacher Weg für Vorschläge hilft dabei.
Wie viele Verbesserungen erwartet der Auditor? Eine feste Zahl gibt es nicht. Der Auditor erwartet, dass ihr nachvollziehbar zeigen könnt, wie ihr Verbesserungen findet, umsetzt und bewertet.
Was ist der Unterschied zwischen Korrektur und Korrekturmaßnahme? Eine Korrektur behebt den konkreten Fehler, etwa indem ihr ein Teil nacharbeitet. Eine Korrekturmaßnahme beseitigt die Ursache, damit der Fehler nicht wieder auftritt.