Phase 3 · Zertifizieren
Zertifizierungsstelle für ISO 9001 finden und auswählen
Die Zertifizierungsstelle prüft euer Qualitätsmanagement und stellt das ISO-9001-Zertifikat aus. Ob Kunden es anerkennen, hängt vor allem von ihrer Zulassung ab. Hier erfahrt ihr, worauf ihr bei der Auswahl achtet, wie sich die Audittage berechnen und wie ihr Angebote vergleicht.
Worum es geht
Die ISO 9001 sagt nichts über Zertifizierungsstellen. Sie beschreibt nur, was euer Qualitätsmanagementsystem (QMS) leisten muss. Für die Stellen selbst gilt eine eigene Norm, die ISO/IEC 17021-1. Sie verlangt unter anderem, dass die Stelle unparteiisch arbeitet, fachkundige Auditoren einsetzt und das Audit nach festen Regeln durchführt. Ein Audit ist eine geplante Prüfung, ob ihr eure eigenen Regeln und die Norm einhaltet.
Ob eine Stelle diese Regeln einhält, prüft eine Akkreditierungsstelle. Akkreditierung heißt: Die Stelle ist offiziell für diese Prüfungen zugelassen. In Deutschland ist dafür die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) zuständig, in anderen Ländern jeweils die nationale Akkreditierungsstelle. Die meisten dieser nationalen Stellen sind Mitglied im International Accreditation Forum (IAF), dem weltweiten Dachverband. Sie erkennen sich gegenseitig an. Deshalb gilt ein Zertifikat einer akkreditierten Stelle auch im Ausland.
Wichtig: Der Begriff „Zertifizierung“ ist nicht geschützt. Jede Firma darf ISO-9001-Zertifikate ausstellen, auch ohne Akkreditierung. Solche Zertifikate sind nicht verboten. Viele Kunden, öffentliche Auftraggeber und Konzerne akzeptieren sie aber nicht.
Akkreditierung prüfen
Achtet auf drei Punkte:
- Akkreditiert für ISO 9001: Eine Akkreditierung gilt immer nur für bestimmte Normen. Eine Stelle kann zum Beispiel für Produktprüfungen zugelassen sein, aber nicht für Managementsysteme.
- Akkreditiert für eure Branche: Die Akkreditierung für ISO 9001 ist nach Branchen (Wirtschaftszweigen) aufgeteilt. Fragt nach, ob eure Branche dabei ist.
- Nachprüfbar: Akkreditierte Stellen findet ihr in der öffentlichen Datenbank der DAkkS. Ob ein bestimmtes Zertifikat gültig und akkreditiert ist, könnt ihr bei vielen Stellen zusätzlich über die Datenbank IAF CertSearch prüfen.
Ein Zertifikat einer akkreditierten Stelle trägt in der Regel das Akkreditierungssymbol der jeweiligen Akkreditierungsstelle. Fehlt jeder Hinweis auf eine Akkreditierung, fragt nach.
Angebote vergleichen
Wie sich die Audittage berechnen
Den größten Teil der Kosten machen die Audittage aus. Wie viele Tage mindestens nötig sind, legt das Dokument IAF MD 5 fest, eine verbindliche Vorgabe des IAF. Ausgangspunkt sind zwei Dinge: die Zahl der Beschäftigten, die im Anwendungsbereich arbeiten, und wie vielschichtig eure Tätigkeiten sind. Der Anwendungsbereich legt fest, für welche Bereiche und Leistungen euer QMS gilt. Die Stelle kann den Wert begründet erhöhen oder in Grenzen senken, etwa wenn nur wenige Tätigkeiten im Anwendungsbereich liegen. Bei mehreren Standorten kommen weitere Regeln dazu.
Alle akkreditierten Stellen rechnen auf derselben Grundlage. Deshalb sollten sich die Audittage in seriösen Angeboten nur wenig unterscheiden. Ein Angebot mit deutlich weniger Tagen ist ein Warnsignal. Den Tagessatz legt dagegen jede Stelle selbst fest. Hier lohnt der Vergleich. Mehr zu den Kosten unter Was kostet der Weg zum ISO-Zertifikat?.
Was in ein vollständiges Angebot gehört
Vergleicht immer den ganzen Zertifizierungszyklus von drei Jahren, nicht nur die erste Prüfung:
- Audittage für Stufe 1, Stufe 2, die beiden jährlichen Überwachungsaudits und die Rezertifizierung nach drei Jahren
- Tagessatz der Auditoren
- Nebenkosten: Reisekosten, Reisezeit, Gebühren für Zertifikat, Registrierung oder Verwaltung
- Kosten für zusätzliche Audits, etwa um Korrekturmaßnahmen zu prüfen
- Kosten für Zertifikate in weiteren Sprachen, falls nötig
Fragen an die Zertifizierungsstelle
- Seid ihr für ISO 9001 in unserer Branche akkreditiert, und von welcher Akkreditierungsstelle?
- Wie viele Audittage plant ihr, und wie habt ihr sie nach IAF MD 5 berechnet?
- Welche Auditoren kommen infrage, und haben sie Erfahrung in unserer Branche?
- Wie viel Vorlauf braucht ihr für einen Audittermin?
- Kann das Stufe-1-Audit ganz oder teilweise aus der Ferne stattfinden?
- Wie geht ihr mit Abweichungen um, und welche Fristen gelten für die Bearbeitung?
- Welche Kosten entstehen über drei Jahre insgesamt?
Beispiel: Ein Handwerksbetrieb vergleicht drei Angebote
Ein Elektrobetrieb mit 20 Beschäftigten und einem Standort fragt bei drei Stellen an. Die Kunden sind überwiegend Bauträger und öffentliche Auftraggeber.
| Kriterium | Stelle A | Stelle B | Stelle C |
|---|---|---|---|
| Akkreditierung für ISO 9001 | DAkkS, Branche abgedeckt | DAkkS, Branche abgedeckt | keine |
| Audittage Erstzertifizierung | angegeben, nach IAF MD 5 begründet | angegeben, nach IAF MD 5 begründet | deutlich weniger, ohne Begründung |
| Angebot über drei Jahre | vollständig | nur Erstaudit | nur Erstaudit |
| Nebenkosten | Reisekosten pauschal | Reisekosten nach Aufwand, Zertifikatsgebühr | keine Angabe |
| Auditor mit Branchenerfahrung | ja | auf Nachfrage | keine Angabe |
Stelle C fällt heraus. Ein öffentlicher Auftraggeber hatte in einer früheren Ausschreibung ausdrücklich ein Zertifikat einer akkreditierten Stelle verlangt. Bei Stelle B fordert der Betrieb ein Angebot über den ganzen Zyklus nach. Danach entscheidet er nach Gesamtkosten und Termin.
Typische Fehler
- Nur auf den Preis geschaut: Ein günstiges Zertifikat einer nicht akkreditierten Stelle ist wertlos, wenn eure Kunden es nicht anerkennen.
- Kunden nicht gefragt: Manche Kunden stellen eigene Anforderungen an die Zertifizierung. Klärt das vor der Auswahl.
- Nur die erste Prüfung verglichen: Die Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits machen über drei Jahre einen großen Teil der Kosten aus.
- Beratung von der Zertifizierungsstelle erwartet: Die Stelle darf euch nicht beraten, sonst würde sie ihre eigene Arbeit prüfen. Hinweise im Audit sind erlaubt, konkrete Lösungen nicht.
- Zu spät angefragt: Wer erst kurz vor dem Wunschtermin anfragt, bekommt oft keinen passenden Termin. Wann der richtige Zeitpunkt ist, zeigt der Ablauf der Zertifizierung.
Häufige Fragen
Ist ein Zertifikat ohne DAkkS-Akkreditierung ungültig? Es ist nicht verboten. Es fehlt aber die unabhängige Bestätigung, dass die Stelle nach den Regeln der ISO/IEC 17021-1 arbeitet. Viele Kunden und Ausschreibungen verlangen ausdrücklich ein akkreditiertes Zertifikat. Ist die Stelle von einer anderen Akkreditierungsstelle zugelassen, die Mitglied im IAF ist, wird ihr Zertifikat in der Regel genauso anerkannt.
Können wir die Zertifizierungsstelle später wechseln? Ja. Üblicherweise geht das zu einem Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit. Die neue Stelle prüft dabei das bestehende Zertifikat und die letzten Auditberichte.
Wer sucht den Auditor aus? Die Zertifizierungsstelle. Ihr könnt aber nach Branchenerfahrung fragen. Bei begründeten Bedenken, etwa einem Interessenkonflikt, könnt ihr einen anderen Auditor verlangen.
Darf derselbe Auditor jedes Jahr kommen? Ja, das ist möglich. Viele Stellen achten aber darauf, dass die Auditoren über die Jahre wechseln. So bleibt der Blick von außen frisch.
So geht ihr das in Isolde an
Wenn internes Audit und Managementbewertung abgeschlossen sind, zeigt euch Isolde in der Projektübersicht einige Zertifizierungsstellen mit Kontaktdaten zur Orientierung. Isolde kennzeichnet, welche davon DAkkS-akkreditiert sind. Ihr könnt genauso jede andere Stelle beauftragen. Die Unterlagen für die Stelle ladet ihr im Dokumenten-Center herunter. Den Termin der externen Prüfung tragt ihr in der Projektübersicht ein. Wie das Audit dann abläuft, beschreibt der Artikel Zertifizierungsaudit: Stufe 1 und Stufe 2.