Geltungsbereich nach ISO 9001: Anforderungen und Beispiel

Der Geltungsbereich legt fest, welche Leistungen und Standorte euer Qualitätsmanagement umfasst. Damit bestimmt er auch, was später auf dem Zertifikat steht. Hier erfahrt ihr, was die ISO 9001 verlangt, worauf die Prüfer achten und wie ein guter Geltungsbereich aussieht.

Was die ISO 9001 verlangt

Die Anforderung steht in Kapitel 4.3. In der deutschen Fassung der Norm heißt es „Festlegen des Anwendungsbereichs des Qualitätsmanagementsystems“. In der Praxis und auf dem Zertifikat spricht man meist vom Geltungsbereich, auf Englisch „scope“. Gemeint ist dasselbe: die Antwort auf die Frage, für welche Teile eures Unternehmens euer Qualitätsmanagementsystem (QMS) gilt. Das QMS ist die Gesamtheit eurer Regeln und Abläufe für gute Qualität.

Ihr müsst festlegen, wo die Grenzen eures QMS liegen und welche Anforderungen der Norm für euch gelten. Dabei berücksichtigt ihr:

• die internen und externen Themen, die euer Unternehmen prägen. Sie stammen aus eurer Analyse des Umfelds nach Kapitel 4.1 (Kontext der Organisation).
• die Anforderungen der interessierten Parteien nach Kapitel 4.2. Das sind alle, die Erwartungen an euer Unternehmen haben, etwa Kunden, Mitarbeitende oder Behörden. Siehe interessierte Parteien.
• eure Produkte und Dienstleistungen.

Den Geltungsbereich müsst ihr als dokumentierte Information bereithalten und aktuell halten. Das heißt: Er muss schriftlich oder digital festgehalten sein. Er muss nennen, welche Arten von Produkten und Dienstleistungen das QMS abdeckt. Und er muss begründen, warum einzelne Anforderungen der Norm für euch nicht zutreffen.

Für nicht zutreffende Anforderungen gilt eine klare Grenze. Ihr dürft nur Anforderungen weglassen, ohne die ihr trotzdem Produkte und Dienstleistungen liefern könnt, die alle Anforderungen erfüllen. In der Norm heißt das „konform“. Auch eure Kunden zufriedener zu machen, darf darunter nicht leiden. Die Verantwortung dafür bleibt in jedem Fall bei euch. Mehr dazu im Artikel Verpflichtende Teile und nicht zutreffende Anforderungen.

Was in einen Geltungsbereich gehört

1. Leistungen: Was bietet ihr an? Beschreibt es so konkret, dass ein Außenstehender versteht, was zertifiziert ist. Also „CNC-Zerspanung von Präzisionsteilen aus Metall“, nicht „Metallverarbeitung aller Art“.
2. Standorte: Welche Adressen gehören dazu? Denkt auch an Außenlager, Niederlassungen und Arbeit beim Kunden, etwa auf Baustellen oder bei Montage und Service vor Ort.
3. Nicht zutreffende Anforderungen: Welche Anforderungen der Norm treffen auf euch nicht zu, und warum? Am häufigsten betrifft das diese vier Kapitel:
   • 8.3 Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen: wenn ihr nur nach fertigen Vorgaben eurer Kunden arbeitet und selbst nichts entwerft.
   • 7.1.5 Ressourcen zur Überwachung und Messung: Hier geht es um Prüf- und Messmittel. Meist trifft nur ein Teil davon nicht zu, nämlich 7.1.5.2 zur messtechnischen Rückführbarkeit. Gemeint ist der Nachweis, dass eure Messgeräte richtig messen. Das betrifft euch nicht, wenn ihr keine Messmittel einsetzt, die regelmäßig kalibriert oder überprüft werden müssen. Beim Kalibrieren vergleicht man ein Messgerät mit einem genaueren Bezugsgerät. Mehr dazu im Artikel Prüf- und Messmittel.
   • 8.5.3 Eigentum der Kunden oder externer Anbieter: wenn ihr nie mit fremdem Eigentum umgeht, also weder mit dem eurer Kunden noch mit dem eurer Lieferanten und Dienstleister. Achtung: Auch Zeichnungen, Daten oder beigestelltes Material eurer Kunden zählen dazu.
   • 8.5.5 Tätigkeiten nach der Lieferung: Diese Anforderung trifft fast immer zu. Schon die gesetzliche Gewährleistung ist eine Tätigkeit nach der Lieferung.

Üblich sind zwei Fassungen. Die eine ist ein kurzer, formeller Text für das Zertifikat. Die andere ist eine ausführlichere Fassung im Handbuch. Sie enthält zusätzlich die Standorte, die Übergaben an andere Unternehmen und Bereiche sowie die Begründungen für nicht zutreffende Anforderungen.

Beispiel: Geltungsbereich eines Lohnfertigers

Ein Metallbetrieb mit 25 Mitarbeitern fertigt an einem Standort Drehteile nach den Zeichnungen seiner Kunden.

Text für das Zertifikat:

Lohnfertigung von Dreh- und Frästeilen aus Stahl, Edelstahl und Aluminium nach Kundenspezifikation, einschließlich Oberflächenbehandlung durch externe Partner.

Ergänzungen im Handbuch:

An diesem Beispiel lassen sich zwei Dinge lernen. Erstens bleibt die ausgelagerte Oberflächenbehandlung im Geltungsbereich. Wer Arbeitsschritte an andere Firmen vergibt, bleibt für das Ergebnis verantwortlich (siehe extern bereitgestellte Prozesse). Zweitens trifft 8.5.3 zu, obwohl der Betrieb „nur fertigt“. Der Grund sind die Zeichnungen der Kunden.

Worauf Auditoren achten

Auditoren sind die Prüfer, die im Audit kontrollieren, ob ihr die Norm einhaltet. Beim Geltungsbereich schauen sie besonders auf diese Punkte:

• Stimmt der Text mit der Wirklichkeit überein? Der Auditor vergleicht den Geltungsbereich mit dem, was er im Betrieb sieht und was auf eurer Website steht.
• Sind alle Standorte erfasst? Bei mehreren Standorten hängt davon ab, wo und wie lange geprüft wird.
• Sind die Begründungen stichhaltig? Eine Anforderung, die nur unbequem ist, gilt nicht als „nicht zutreffend“.
• Passen Handbuch und Zertifikat zusammen? Unterschiedliche Formulierungen führen zu Rückfragen.
• Ist der Geltungsbereich aktuell? Neue Leistungen oder Standorte müsst ihr eurer Zertifizierungsstelle melden.

Wie das Audit insgesamt abläuft, beschreibt der Artikel Zertifizierungsaudit und Erfolgskriterien.

Typische Fehler

1. Zu vage: „Alle Tätigkeiten der Muster GmbH“ sagt Kunden nichts und macht das Audit unnötig breit.
2. Werbesprache: „Innovative Premium-Lösungen für anspruchsvolle Kunden“ gehört auf die Website, nicht aufs Zertifikat.
3. Ausgelagerte Arbeitsschritte herausgenommen: Wer Fertigungsschritte an Partner vergibt, kann sie nicht aus dem QMS herausschneiden.
4. Standorte vergessen: Außenlager, Niederlassungen oder Arbeit beim Kunden fehlen im Text.
5. Aus Bequemlichkeit „nicht zutreffend“: Wer Sonderanfertigungen selbst plant und entwirft, entwickelt. Dann trifft 8.3 zu.
6. Zu eng gewählt: Ein Zertifikat nur für einen Teilbereich ist erlaubt. Wer damit aber für das ganze Unternehmen wirbt, führt Kunden in die Irre.

Häufige Fragen

Muss der Geltungsbereich das ganze Unternehmen umfassen? Nein. Ihr könnt einen Standort, einen Geschäftsbereich oder eine Produktgruppe zertifizieren lassen. Der Text muss diese Grenze dann klar benennen. Prüft vorher, was eure Kunden erwarten. Oft verlangen sie ein Zertifikat genau für die Leistung, die sie bei euch einkaufen.

Können wir den Geltungsbereich später ändern? Ja. Eine Erweiterung um neue Leistungen oder Standorte stimmt ihr mit eurer Zertifizierungsstelle ab. Meist wird sie in einem Audit geprüft, häufig zusammen mit dem nächsten Überwachungsaudit. Das ist die jährliche Prüfung zwischen zwei Zertifizierungen.

Ist der Geltungsbereich dasselbe wie die Qualitätspolitik? Nein. Der Geltungsbereich sagt, was das QMS umfasst. Die Qualitätspolitik ist eine kurze Grundsatzerklärung der Geschäftsführung. Sie sagt, wofür ihr steht und wohin ihr wollt.

Wie lang sollte der Text für das Zertifikat sein? Meist ein bis drei Sätze. Er muss auf das Zertifikat passen und trotzdem eindeutig sein.

So geht ihr das in Isolde an

In Isolde ist der Geltungsbereich das zweite Kapitel. Ihr wählt eure Standorte aus. Dann beantwortet ihr je eine Ja/Nein-Frage zu den Kapiteln 8.3, 7.1.5.2, 8.5.3 und 8.5.5. Daraus formuliert Isolde den Text für Zertifikat und Handbuch. Ihr prüft beides, passt es bei Bedarf an und gebt den Geltungsbereich frei. Danach fließt er automatisch in eure Dokumente ein.

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