Kompetenzmatrix für die ISO 9001: Vorlage und Beispiel

Eine Kompetenzmatrix ist eine Tabelle, die zeigt, was jede Rolle können muss und wer es schon kann. Hier lest ihr, wie ihr sie aufbaut, mit einem ausgefüllten Beispiel.

Ihr erfahrt außerdem, wie die Matrix mit Kapitel 7.2 der ISO 9001 (Kompetenz) zusammenhängt und wie ihr Kompetenzen in Stufen bewertet. Einen schnellen Überblick über die ganze Norm gibt ISO 9001 in 5 Minuten.

Was die ISO 9001 verlangt

Eine Kompetenzmatrix ist keine Normforderung. Die ISO 9001 schreibt in Kapitel 7.2 „Kompetenz“ vor, was ihr erreichen müsst, nicht wie. Mit Kompetenz meint die Norm, dass jemand Wissen und Fähigkeiten hat und sie auch anwenden kann. Ihr müsst:

1. festlegen, welche Kompetenz die Personen brauchen, die unter eurer Aufsicht arbeiten und deren Arbeit euer Qualitätsmanagementsystem (QMS) beeinflusst. Das QMS ist die Gesamtheit eurer Regeln und Abläufe, mit denen ihr für gute Qualität sorgt.
2. dafür sorgen, dass diese Personen durch passende Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind,
3. wo nötig Maßnahmen ergreifen, damit sie die fehlende Kompetenz erwerben, und prüfen, ob diese gewirkt haben,
4. passende dokumentierte Information als Nachweis aufbewahren. Das heißt: Ihr haltet schriftlich oder digital fest, worauf die Kompetenz beruht.

Als Maßnahmen nennt die Norm in einer Anmerkung zum Beispiel Schulungen, Begleitung durch erfahrene Kollegen (Mentoring), Versetzungen sowie die Einstellung oder Beauftragung von Personen, die das schon können.

Die Kompetenzmatrix ist gute Praxis, weil sie die Punkte 1, 2 und 4 in einem Dokument zusammenführt. Sie zeigt den Bedarf, den heutigen Stand und die Lücken. Aus den Lücken leitet ihr Maßnahmen ab, die im Schulungsplan landen. Wie der ganze Kreislauf vom Bedarf bis zur Prüfung der Wirkung funktioniert, beschreibt der Artikel Kompetenz, Schulung und Qualifikation.

So baut ihr eine Kompetenzmatrix auf

1. Rollen festlegen

Ausgangspunkt sind die Rollen in eurem Unternehmen, nicht die Namen. Habt ihr eure Rollen und Befugnisse schon beschrieben, übernehmt sie. Kleine Unternehmen kommen oft mit fünf bis zehn Rollen aus.

2. Kompetenzen auswählen

Sammelt die Kompetenzen, die für Qualität und Leistung wirklich zählen. Hilfreich sind drei Gruppen:

• Fachlich: zum Beispiel Maschinen einrichten, Zeichnungen lesen, Angebote kalkulieren.
• Methodisch: zum Beispiel Prüfungen durchführen, Fehlerursachen finden, Projekte planen.
• Durch Gesetz oder Vertrag gefordert: zum Beispiel Unterweisungen, Berechtigungen oder Nachweise, die Kunden verlangen. Welche Pflichten für euch gelten, müsst ihr im Einzelfall prüfen.

Haltet die Liste kurz. Zwanzig gut gewählte Kompetenzen sind nützlicher als achtzig, die niemand bewerten kann.

3. Soll und Ist festlegen

Für jede Rolle legt ihr fest, welche Kompetenzen sie in welcher Stufe braucht (Soll). Dann bewertet ihr je Person den heutigen Stand (Ist). Eine einfache Skala genügt, zum Beispiel:

4. Aus Lücken Maßnahmen machen

Liegt der Ist-Stand unter dem Soll, plant ihr eine Maßnahme mit Termin und Verantwortlichem. Nach der Maßnahme bewertet ihr erneut. Erst wenn die Person die Stufe wirklich erreicht hat, gilt die Lücke als geschlossen.

Beispiel: Kompetenzmatrix eines Kunststoffverarbeiters

Ein Spritzgießbetrieb mit 30 Mitarbeitenden fertigt Kunststoffteile für Hersteller von Haushaltsgeräten. Die Matrix für die Fertigung (Ausschnitt, Soll und Ist je Person):

Ein paar Begriffe kurz erklärt: Prozessparameter sind die Einstellwerte der Maschine, etwa Temperatur und Druck. Ein Grenzmuster ist ein Musterteil, das gerade noch in Ordnung ist. Eine Nichtkonformität ist eine Abweichung von einer Anforderung, also zum Beispiel ein fehlerhaftes Teil.

Daraus ergeben sich drei Maßnahmen:

• Yilmaz: Werkzeug rüsten und Parameter einstellen auf Stufe 3. Dafür begleitet Müller ihn sechs Monate lang. Danach wird er an zwei Werkzeugwechseln bewertet.
• Yilmaz: Umgang mit Nichtkonformitäten. Dafür gibt es eine interne Schulung durch die Qualitätssicherung.
• Novak: Sichtprüfung nach Grenzmuster. Dafür bekommt er eine Einweisung am Arbeitsplatz. Ob sie gewirkt hat, zeigt eine Prüfung mit Musterteilen.

Die Matrix zeigt zugleich ein Risiko: Nur Müller erreicht bei den Parametern die Stufe 3. Fällt er aus, fehlt das Wissen. Das ist ein Thema für das Wissen der Organisation.

Worauf Auditoren achten

Im Audit, also bei der geplanten Prüfung, ob ihr eure eigenen Regeln und die Norm einhaltet, achten Auditoren vor allem auf diese Punkte:

• Ist der Bedarf je Rolle festgelegt? Eine Liste von Schulungsteilnahmen allein zeigt nicht, welche Kompetenz gebraucht wird.
• Passen Matrix und Wirklichkeit zusammen? Der Auditor fragt Mitarbeitende am Arbeitsplatz und vergleicht mit der Matrix.
• Werden Lücken geschlossen? Gibt es Maßnahmen mit Termin und eine erneute Bewertung?
• Gibt es Nachweise? Zeugnisse, Schulungsnachweise oder festgehaltene Einweisungen für die bewerteten Stufen.
• Sind alle erfasst? Auch Leiharbeitskräfte und Externe, die unter eurer Aufsicht arbeiten.

Typische Fehler

1. Matrix als Pflicht der Norm ausgeben: Gefordert ist der Nachweis der Kompetenz, nicht die Matrix. Wer eine bessere Lösung hat, darf sie nutzen.
2. Zu kleinteilig: Mit Hunderten Einzelkompetenzen lässt sich die Matrix nicht mehr pflegen.
3. Nur Schulungen gezählt: Erfahrung und Ausbildung zählen nach Kapitel 7.2 genauso.
4. Einmal erstellt, nie aktualisiert: Neue Mitarbeitende, Maschinen oder Kunden fehlen.
5. Keine Prüfung der Wirkung: Die Stufe wird nach der Schulung hochgesetzt, ohne zu prüfen, ob die Person es kann.
6. Führungskräfte vergessen: Auch Geschäftsführung und Teamleitungen brauchen Kompetenzen, etwa für die Planung oder die Managementbewertung. Das ist die regelmäßige Runde, in der die Geschäftsführung prüft, ob das QMS funktioniert.

Häufige Fragen

Ist eine Kompetenzmatrix für die Zertifizierung Pflicht? Nein. Sie ist ein übliches Mittel, um Kapitel 7.2 nachvollziehbar zu erfüllen. Die Norm verlangt sie aber nicht.

Wie viele Stufen sollte die Bewertung haben? Drei oder vier Stufen reichen meist. Wichtig ist, dass jede Stufe klar beschrieben ist. Dann kommen verschiedene Bewerter zum gleichen Ergebnis.

Wer bewertet die Kompetenzen? In der Regel die direkte Führungskraft, am besten im Gespräch mit der Person. Bei fachlichen Prüfungen kann auch eine qualifizierte Kollegin oder ein Kollege bewerten.

Darf die Matrix Namen enthalten? Ja, das ist üblich. Beachtet die Regeln zum Datenschutz. Macht die Matrix nur den Personen zugänglich, die sie für ihre Aufgabe brauchen.

So geht ihr das in Isolde an

Im Kapitel „Kompetenzen“ wählt ihr im Schritt „Kompetenzen auswählen“ die passenden Kompetenzen aus einem Katalog mit Vorschlägen aus. Eigene könnt ihr ergänzen. Im Schritt „Kompetenzmatrix“ ordnet ihr jede Kompetenz den Rollen und Personen zu, die sie schon haben. Die passenden Schulungen plant ihr in den Schritten davor im selben Kapitel.

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